Regulamin wystawców na konwencie Animecon Halloween 2022

1. Organizatorem konwentu jest Fundacja Ikigai z siedzibą na terenie Przemyśla, zarejestrowana pod numerem NIP 7952556613.

2. Zgłoszenia wystawców są przyjmowane od dnia 05.10.2022 do dnia 23.10.2022 w formularzu znajdującym się pod adresem: https://forms.gle/frLKoEPz7y8Z8Mi26

3. Informacja odnośnie przyjęcia lub odrzucenia stoiska są przekazywane wystawcom najpóźniej w ciągu 3 dni od zamknięcia formularza zgłoszeniowego.

4. Stoiska są dzielone na rękodzielniczo-artystyczne oraz zwyczajne/firmowe.

5. Organizator imprezy nie ponosi odpowiedzialności za status prawny prowadzonej działalności przez wystawców podczas festiwalu AnimeCon Halloween 2022.

6. Wystawienie stoiska na konwencie AnimeCon Halloween 2022 jest odpłatne, a opłata wynosi: 

– 70 zł netto za miejsce dla stoiska rękodzielniczo-artystycznego. Stoisko może zajmować obszar jednej ławki i przestrzeni za nią. W przeciwnym wypadku stosuje się wyliczenie dla stoisk firmowych.

– Od 150 zł do 200 zł netto za m2, dla stoisk firmowych oraz stoisk zwykłych.

7. Wysokość opłaty dla stoisk zwykłych i firmowych uzależniona jest od miejsca zajmowanego na konwencie.

8. Ilość biletów dla obsługi stoiska zależna jest od indywidualnych ustaleń z każdym z wystawców. 

  • Wejściówek nie można odsprzedawać. 
  • Wystawca zobowiązuje się do przesłania listy osób do obsługi stoiska najpóźniej do końca października. 
  • Lista podana do końca października jest niezmienna.

9. Wystawca ma obowiązek opuścić teren konwentu, po uprzednim uporządkowaniu miejsca stoiska do godziny 17:00 w niedzielę.

10. Wymagania dostępu do sieci elektrycznej i/lub wodno-kanalizacyjnej należy zgłosić do 05.11.2022 roku w toku korespondencji z Organizatorem.

11. Podczas ustalania szczegółów dotyczących stoiska prosimy o informacje o planowanych nadstawkach, stojakach, regałach i innych ekspozycjach. Jeśli organizator nie wyrazi zgody, towar musi się mieścić w obrębie ławki. Ewentualne rozstawienie namiotu wystawienniczego należy uzgodnić z Organizatorem i uzyskać jego zgodę przed konwentem.

12. O rozmieszczeniu wystawców na miejscu konwentu decyduje Organizator w toku korespondencji z wystawcami.

13. Stoiska nie mogą zagradzać przejść ani zagrażać życiu i zdrowiu.

14. Wystawcy mogą przyjechać na konwent i rozkładać stoiska od godziny 10:00 dnia 11 listopada 2022 r.

15. Po przyjęciu stoiska zwykłego/firmowego, wystawca ma obowiązek opłacenia stoiska przed konwentem w formie przelewu, lub na miejscu, przed rozpoczęciem sprzedaży.

16. Stoiska rękodzielniczo-artystyczne są zobowiązane do uiszczenia płatności za stoisko na miejscu wydarzenia, zaraz po zamknięciu sprzedaży na stoisku.

17. Organizacja nie ponosi odpowiedzialności za przesyłki nadesłane na adres imprezy, za odbiór wysyłek, nie podpisuje ich odbiorów, nie pilnuje ich. Wszystkie kwestie dostarczania przesyłek należy ustalić z firmą kurierską.

18. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za kradzieże, zniszczenia wynikłe z działań wystawców lub uczestników. Wystawca zobowiązany jest do ubezpieczenia siebie, jak i wystawianych towarów we własnym zakresie.

19. Organizatorzy nie odpowiadają za sytuacje losowe, ani niezależny od Organizatora brak dostępu do mediów.

20. Stan przedłużaczy posiadanych przez wystawców oraz sposób ich podłączenia nie powinien zagrażać zdrowiu i życiu.

21. Organizator ma prawo do odrzucenia zgłoszenia wystawcy bez podania przyczyny.

22. Do dyspozycji zaakceptowanych wystawców zostaje oddany osobna wspólna sala sypialna – tzw. sleeproom.

23. Na terenie imprezy obowiązuje zakaz sprzedaży:

a) Broni białej oraz broni palnej, jak i replik broni oraz ASG

b) Alkoholu, papierosów, narkotyków oraz innych używek

c) Nielegalnych kopii filmów, gier i wszelkiej maści oprogramowania

d) Przedmiotów i treści o zabarwieniu, lub nacechowaniu jednoznacznie seksualnym bądź erotycznym.

e) Produktów propagujących nazizm, komunizm i inne ideologie, których propagowanie jest zakazane na terenie Rzeczpospolitej Polskiej.

24. Nie ma możliwości wynajmu stoiska na poszczególne dni imprezy.

25. Zabrania się odsprzedawania przestrzeni wystawowych osobom trzecim.

26. Faktury VAT zostaną przesłane mailowo lub będą do odbioru podczas festiwalu, jako potwierdzenie transakcji sprzedaży miejsca wystawienniczego.

27. Każdy wystawca zobowiązany jest do przystąpienia do systemu obsługi waluty konwentowej wykorzystywanego przez organizatorów konwentu AnimeCon Halloween 2022.

28. Szczegółowe ustalenia związane z przystąpieniem wystawcy do systemu waluty konwentowej są uzgadniane indywidualnie poprzez oficjalny kanał komunikacyjny, czyli adres mailowy wystawcy@animecon.pl.

29. W przypadku naruszenia Regulaminu Wystawcy lub Regulaminu Ogólnego imprezy, Organizator ma prawo wydalić wystawcę z imprezy bez zwrotu kosztów poniesionych w ramach realizacji stoiska.

30. Wystawców oprócz wymienionych wyżej zasad obowiązuje też Regulamin Ogólny konwentu. 

31. Przy wszelkich nieporuszonych w tym regulaminie kwestiach ostateczną decyzję podejmuje Organizator.

32. Wszelkie spory między Organizatorem a Wystawcą rozstrzygane są w odniesieniu do zasad zawartych w Kodeksie Cywilnym.